Hãy tưởng tượng các nhân viên đang đi lang thang trên các lối đi trong kho của bạn, cố gắng tìm một mặt hàng tồn kho để hoàn thành một lô hàng phải xuất ra hôm nay. Thật không may, mặt hàng dường như đã hết hàng hoặc đã được đặt ở vị trí không đúng trong nhà kho của bạn. Vấn đề là hồ sơ lưu trữ thủ công của bạn không chính xác nên bạn không có cách nào để biết.

Điểm mấu chốt là việc tìm kiếm nhanh chóng và chọn hàng tồn kho là một thách thức. Và thiết bị và quy trình hiện tại của bạn không giúp đỡ vấn đề.

Nếu điều này nghe có vẻ quá quen thuộc, bạn không đơn độc. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng quy trình làm việc không hiệu quả khiến các công ty mất gần 3.000 giờ làm việc và $ 390.000 trong các lần nhập sai mỗi năm. Rằng rất nhiều thời gian và tiền bạc đã bị lãng phí.

Ngoài ra, quản lý kho không phù hợp có nghĩa là bạn có thể thiếu những hiểu biết kinh doanh có giá trị, điều này có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn để cải thiện sức khỏe tổng thể của công ty và tránh tình huống trên.

Đó là khi bạn cần một hệ thống mã vạch; nó cho phép bạn bỏ bút chì và giấy và quên đi các bảng tính. Một hệ thống mã vạch là một công cụ mạnh mẽ giúp giảm các đống giấy tờ, giảm lỗi người dùng và cung cấp thông tin quan trọng trong thời gian thực. Và điều đó không quan trọng cho dù bạn là một doanh nghiệp một cửa hàng nhỏ với một kho hàng ở phía sau hay một nhà sản xuất lớn với một số trung tâm phân phối mã hóa lấp đầy những khoảng trống chính xác có thể cải thiện đáng kể việc kiểm soát hàng tồn kho.

Hoạt động của bạn có thể gặp phải những thách thức sau đây mà hệ thống mã vạch có thể giải quyết:

1. Quá nhiều bất thường liên quan đến hàng tồn kho

Hàng tồn kho thực sự quan trọng với doanh nghiệp của bạn. Vậy tại sao bạn vẫn sử dụng bảng tính – hoặc tệ hơn nữa là bút chì và giấy để theo dõi hàng tồn kho của bạn? Các phương pháp này đã lỗi thời và rất có thể bị rắc rối bởi lỗi nhập dữ liệu, gây lãng phí tiền bạc và mất khách hàng.

Do không tận dụng những tiến bộ trong công nghệ, bạn đang gặp phải các vấn đề có thể gây bất lợi bao gồm:

Những mục hàng bị thất lạc

Khi công ty của bạn phát triển, hàng tồn kho của bạn cũng vậy. Theo dõi nơi các sản phẩm có thể trở thành một nhiệm vụ khó khăn. Tần suất một mặt hàng tồn kho được di chuyển từ nơi này sang nơi khác – không có hồ sơ di chuyển? Khi bạn sử dụng nhãn mã vạch, việc chuyển kho trở nên rất đơn giản. Số lô hoặc số sê-ri của hàng tồn kho được chuyển được lưu trữ, cũng như danh tính của vị trí mà nó được chuyển đến. Nó rất dễ sử dụng, hoàn thành trong vài giây và dẫn đến vị trí chính xác của kho để tham khảo trong tương lai. Bạn có thể dễ dàng và chính xác đếm hàng ngàn mặt hàng tồn kho và cập nhật thông tin nhập kho.

Hao hụt và mất cắp

Theo số liệu từ Global Retail Theft Barometer năm 2012-2013, sự hao hụt chi phí cho ngành bán lẻ hơn 122 tỷ đô la trên toàn cầu vào năm ngoái. Đó là một cú hích lớn đến điểm mấu chốt của bạn, đặc biệt nếu công ty của bạn xử lý các mặt hàng có nguy cơ trộm cắp cao như thịt tươi, kẹo, rượu, phô mai, hải sản, điện tử hoặc quần áo.



Co ngót, hoặc mất sản phẩm giữa điểm sản xuất hoặc mua từ nhà cung cấp và điểm bán, có nhiều dạng:

• Lỗi hành chính

• Nhân viên trộm cắp

• Nhân viên hoặc nhà cung cấp gian lận

• Tội phạm bán lẻ có tổ chức trong chuỗi cung ứng

Vậy làm thế nào công ty của bạn có thể chống hao hụt? Giữ số lượng chính xác của hàng tồn kho của bạn.

Lý tưởng nhất, các công ty sẽ có các điểm kiểm tra tích hợp như một phần của quy trình của họ kích hoạt số lượng hàng tồn kho. Có nhân viên tiến hành đếm vật lý của mọi mặt hàng trong kho của bạn, hoặc đếm chu kỳ trong đó chỉ có một số mặt hàng nhất định được tính theo định kỳ cho đến khi bạn quay vòng qua kho của mình, là một biện pháp phòng ngừa tuyệt vời để xác định và giảm co ngót. Tuy nhiên, thực tế là việc yêu cầu nhân viên thực hiện các chức năng này một cách thủ công là không khả thi theo quan điểm về thời gian và tài nguyên. Thêm vào đó, số lượng thủ công thường dễ bị lỗi.
Bằng cách đầu tư vào công nghệ như hệ thống mã vạch, các công ty có thể tận dụng công nghệ để tự động hóa hoạt động của kho, giảm thời gian và cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho cần thiết để giảm hao hụt.

Các vấn đề về hàng tồn kho thường xuyên: Tình trạng quá tải, thiếu hụt và hết hàng

Tại điểm này hay điểm khác, hầu hết các nhà quản lý kho sẽ gặp phải những thách thức với tình trạng quá tải hàng tồn kho, thiếu hụt hoặc hết hàng. Tuy nhiên, khi những vấn đề này trở thành chuẩn mực, đó là một dấu hiệu bạn nên xem xét tận dụng công nghệ để tự động hóa các hoạt động phân phối của mình. Một loạt các yếu tố có thể gây ra những vấn đề này – từ trộm cắp đến hồ sơ nhận và vận chuyển không chính xác. Tuy nhiên, các vấn đề thông thường với số lượng hàng tồn kho không chính xác không phải là vấn đề gây cười.

Mặc dù có lượng hàng tồn kho thấp có thể cải thiện lợi nhuận, nhưng nếu có sự gián đoạn hoặc thay đổi nhu cầu trong chuỗi cung ứng của bạn, các lô hàng có thể bị đình trệ. Đối với các công ty có vấn đề về hàng tồn kho, một hệ thống mã vạch sẽ giúp:

• Đếm chính xác hàng tồn kho trên tay để giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
• Theo dõi mức tồn kho để nhập thêm hàng.
• Có hiệu quả thiết lập cảnh báo sắp xếp lại để giảm hoặc loại bỏ việc thiếu hàng.
• Đặt mức an toàn để đảm bảo tính sẵn sàng của các mặt hàng phổ biến.

Thường xuyên pick sai hàng

Pick nhầm hàng, như được nhấn mạnh trước đó, chi phí các công ty hàng trăm ngàn mỗi năm. Công ty của bạn có thể tránh được một phần của tổng số đó nếu áp dụng đúng công nghệ. Sau khi được triển khai, một hệ thống mã vạch hiện đại sẽ không chỉ cải thiện độ chính xác của việc chọn mà còn mang lại sự minh bạch trong hoạt động kho của bạn.

Mặc dù không có bí mật nào đối với các nhà quản lý kho rằng việc đánh giá sai là một vấn đề lớn trong ngành, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là mỗi sai lầm được phóng to khi chuỗi cung ứng trở nên phức tạp hơn và nhu cầu đối với hoạt động phân phối tăng lên đáng kể.

Và hãy để đối mặt với nó, một trong những cách tốt nhất để ngăn cản khách hàng là gửi cho họ các mặt hàng sai; nó có thể khiến họ suy nghĩ hai lần trước khi mua sắm lại với bạn. Và điều đó có thể có nghĩa là mất doanh thu trong tương lai.

2. Tăng chi phí lao động

Đối với nhiều công ty, một trong những trung tâm chi phí lớn nhất ngoài hàng tồn kho thường là bảng lương. Trong nền kinh tế cạnh tranh ngày nay, các công ty liên tục được thử thách sản xuất nhiều hơn với ít vốn nhân lực. Và khi hoạt động của bạn càng phát triển, càng cần nhiều lao động để theo dõi hàng tồn kho.

Nếu bạn đang xem xét việc thực hiện một hệ thống mã vạch, điều quan trọng là phải chứng minh chi phí. Việc triển khai một hệ thống mã vạch thay cho các thao tác thủ công giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công trên bảng tính hoặc bằng giấy và bút. Việc tự động hóa làm giảm đáng kể lao động cần thiết để theo dõi hàng tồn kho.

Ví dụ: nếu hiện tại phải mất hai nhân viên 1.000 giờ mỗi năm với tốc độ 10 đô la mỗi giờ để thực hiện nhập dữ liệu, thì công ty của bạn có thể tạo ra khoản tiết kiệm hơn 20.000 đô la mỗi năm bằng cách sử dụng hệ thống thu thập dữ liệu mã vạch tự động thay cho nỗ lực thủ công.

Mặc dù giảm chi phí lao động là một trong những khoản tiết kiệm rõ ràng nhất, nhưng nó thường bị che mờ bởi những khoản tiết kiệm lớn hơn trong các lĩnh vực khác.

3. Giảm tốc độ kiểm kho và độ chính xác

Trong một nhà kho điển hình với hệ thống bằng giấy bút, các tờ đếm được in; một công nhân lấy một tờ, tìm vị trí sản phẩm, đếm số lượng tồn kho theo cách thủ công, ghi lại số đếm và quay vào bảng đếm nơi nó được nhập lại một cách thủ công. Nhân viên sau đó lặp lại quy trình này hàng ngàn lần cho mỗi mặt hàng tồn kho trong cơ sở của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu theo dõi hàng tồn kho chính xác và hiệu quả chỉ tăng cường cuối cùng làm cho quy trình thủ công này không đủ.

Đối với người quản lý kho, việc theo dõi các chỉ số hiệu suất chính là điều cần thiết để xác định xem các hoạt động có ngang bằng hay không. Xu hướng giảm trong thực hiện đơn hàng, độ chính xác của hàng tồn kho, độ chính xác của đơn hàng hoặc các lô hàng được gửi là những dấu hiệu cho thấy hoạt động phân phối của bạn có vấn đề về hiệu quả

Bằng cách triển khai hệ thống mã vạch, người quản lý kho có thể thiết lập và giám sát các chỉ số hiệu suất chính để đảm bảo rằng các hoạt động đạt được mục tiêu về tốc độ và độ chính xác.

4. Thiếu số liệu thời gian thực

Khi bạn điều hành bất kỳ loại hình kinh doanh nào, điều quan trọng là các quy trình của bạn cung cấp dữ liệu có giá trị liên quan đến hoạt động của bạn, chẳng hạn như:
 

• Cập nhật ngay lập tức phản ánh đúng sự thật của hàng tồn kho hiện tại
• Ước tính chính xác hơn về thời gian giao hàng vì hệ thống kiểm kê chính xác hơn
• Chi phí tồn kho thực sự
• Tài nguyên như sức lao động của con người và thời gian

Tất cả những điểm này được đảm bảo để giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn, dẫn đến tăng năng suất, tăng hiệu quả, lặp lại khách hàng và cải thiện lợi nhuận.

Các vấn đề đã nói ở trên có vẻ như thường lệ đối với tổ chức của bạn, nhưng chúng có thể tăng lên nhanh chóng khi nhu cầu chuỗi cung ứng ngày nay tăng lên. Khách hàng mong đợi dịch vụ giao hàng nhanh chóng và chính xác, và hàng tồn kho bị mất hoặc bị mất chuyển thành giao hàng trễ và khách hàng không hài lòng.

Thêm mã vạch vào các quy trình hoạt động của bạn trên toàn doanh nghiệp: chọn, vận chuyển, sản xuất, đơn đặt hàng bán hàng trên thiết bị di động, giao hàng theo lộ trình và bạn sẽ thấy rằng lợi ích hoạt động và tài chính vượt xa chi phí trả trước khiến cho khoản đầu tư này xứng đáng.